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TONMAC办公信息管理系统万芳

发布时间:2020-02-14 12:42:57 阅读: 来源:冷墩钢厂家

TONMAC办公信息管理系统

前言

目前,企业信息系统中各种综合技术的引用使办公人员可以综合处理业务和办公信息,根据业务分析形成公文文档和报告或根据办公流程中的公文信息形成或修改业务系统信息。因此,要改变以往以业务数据为主的管理信息系统(MIS)的观念及陈旧的办公自动化的概念,应用先进的网络计算技术、群件及工作流技术,构造一个在企业信息系统中高效的办公运作系统。本系统运行在以Lotus Domino/Notes构架的企业内联网(Intranet)之上,内部与企业现存信息系统(MIS、ERP、财务等)集成,外部通过防火墙与企业的WWW站点相连,形成企业统一的管理运作平台。本系统在国内首先实现了IT技术在企业文化建设和知识管理中的应用,为企业的建设、发展及竞争力的提高打下坚实的基础。 传统客户/服务器方式的办公系统逐渐暴露出其不可改变的固有缺点,如:运维成本高、版本更新困难、占用大量资源等。因此,采用WEB方式设计办公系统,将可以利用现有最先进的计算机技术,在全球Internet风潮中,获得最广泛的软硬件技术支持。目前本系统主要应用于商贸业、制造业、政府、金融业等,近期将涉足远程教育、新闻业。

系统设计

设计理念

面向决策者该系统可对决策者提供足够的信息支持,使决策者充分掌握各方面的情况,并利用决策支持模型进行自动形成报表,进行信息分析、智能处理,为决策者提供决策依据。

面向任务 由于采用了分布式的计算技术,同时在软件设计中已将办公的有关原则、程序包括在内,因此,对于任务的要求者来说完全不必干涉任务的执行过程,系统会自动实现任务流在不同机构、环节间的流转处理和协同计算,任务的要求者最后得到的会是一个最终的处理结果。

核心技术

代理人(Agent)技术 系统中每一位工作者均会有与其岗位职责相对应的特殊的"代理人"。这个"代理人"会自动的处理常规任务,过滤收集某些信息,对异常情况提出预警,并要求进行处理。

专家系统 专家系统能为决策人按系统设置的特点或其特殊爱好提供各方面信息资源(如经济、政治、新闻、相关案例等信息),同时利用可动态定义的数学模型做作出政策预研,为宏观决策提供依据。

协同工作技术 电子政务系统通过各政府机关之间的联网,可实现将一项需多部门参与的事务自动提交给各部门处理,极大地简化了工作程序。打破行政机关的组织界线, 建构一个电子化的虚拟机关,使人们可以从不同的渠道获取政府的信息及服务。而政府机关间及政府与社会各界之间也是经由各种电子化渠道进行相互沟通,并依据人们的需求、可以使用的形式、要求的时间及地点等,提供给人们各种不同的服务选择。

技术特点及与其他系统集成情况

该系统采用了LOTUS的电子邮件、WEB、群件和工作流技术,通过Lotus Notes的复制技术和函件邮递技术使各分支机构进行信息交流。 通过Notes Pump与企业数据库系统进行集成,使办公人员迅速获得相关的业务数据。该系统的设计采用面向对象的分析设计方法分析设计公文流程,使其可根据用户的需要进行可视化配置。本系统以Lotus Domino/Notes R5群件技术作为OA系统建设的基础,引入了Java等技术,具有较高的技术起点;采用的Notes Pump技术与各种类型关系数据库实现无缝结合,可以连接各种大型关系数据库,例如:DB2、Oracle、SQL Server、Sybase等;实现用户ID认证,多用户切换,适合一机多人使用;支持Internet/Intranet、Client/Server、Browser/Server等先进的信息处理技术。

系统方案

实现电子办公,可分成两个部分:内部OA网络系统和与外界信息沟通用的电子政务服务网络系统,电子政务服务网可以看成内部OA网的延伸(如下图)。

这两个部分的主要区别在于应用定位各有所侧重。内部OA网是为内部服务的,其主要用户为内部用户;而电子政务服务网主要是用来对外信息交流,其主要用户为外部用户。两网之间的信息沟通应充分考虑安全性,必须全面规划和管理,各项工作必须分步骤有计划的进行。

系统主要应用

我们将整个系统划分为以下相对独立的子系统,结构如下图:

系统管理:

统一规划、分级管理、单一组织、多域(Domino)结构,角色指派、ID管理,管理远程站点和分布日志。

公文管理:

该模块分为"收文管理"和"发文管理"两个主要部分,"收文管理"主要处理各级来文,解决收到文件的登记、拟办、传阅、转办、反馈等的电子化处理; "发文管理"主要处理本级文件的制发工作,解决文件的起草、审核、会签、签发等过程的电子化处理。在公文处理的整个过程中,需要涉及公文的登录、跟踪、催办、分类、统计、归档、销毁等的管理,在这些方面,系统具有公文的收发登记、级别管理、加密管理和流转功能,能够对正在处理的文件进行跟踪,确定文件所处的状态,对超时未办的文件和加急文件发出催办信息,并可在特殊情况下强制对没有处理结束的文件强行办结。 该系统可以按文号、级别、部门、主题、内容对公文进行分类,根据需要对文件强制销毁,并建立销毁档案。利用多媒体接口和Lotus Notes的电子签名技术,系统可以进行领导签名,有权限的人员可以对领导批示内容进行查询。公文综合查询功能可以使用视图查询、全文索引查询、自制查询等多种方式,对收发的各类公文、公文处理状态和公文批示进行查询,并支持模糊查询。统计分析功能可以对收发公文进行分类统计,并对公文办理人员对公文的处理效率、处理时间、处理数量进行统计并进行比较。公文流转过程中每一步都有催办机制,对于没有按时处理结束者,系统自动进行催办,提示其尽快办理。这一功能可以防止公文不按正常流程进行流转,避免许多人为因素对办文过程的影响,有利于公文办理的规范化。

会议管理:

采用会议日程管理可以避免以往手工安排会议造成的通知不及时、疏漏人员、会期安排不合理等弊病。主要功能包括: 会议文件的起草、提出会议议程、会议审批、会议场所安排、会议记录、会议归档、会议室管理和日程安排信息处理。

档案管理:

系统提供对档案文件的一系列处理,包括档案文件的筛选、顺序调整,档案案卷的移卷、拆卷、封卷、解封等。纸质文件可以手工立卷归档,对于从公文管理办结的文件则可以进行电子归档。系统同时提供了灵活的档案借阅手段,包括电子邮件借阅、联机借阅的电子手段和填写借阅单等手工借阅手段,并通过全文索引,提供对档案的强大的检索功能,并可以对档案的借阅进行查询。

个人办公管理:

主要包括名片管理,个人通讯管理,个人日程安排管理,待办事宜管理,个人移动办公管理。以电子邮件方式,发送各种信息。是与网上其他用户信息交往的纽带和桥梁,也是工作流在不同客户端流动的信息窗口。同时对于移动办公提供强有力的支持。

公共信息管理:

主要包括公告栏,为您服务。实现发布公告、通知、启事、政策法规等;同时提供航班信息,常用电话,邮政编码等常用信息,以方便查询。

人事管理:

实现对人事的动态管理,以人为中心,使人与办公管理紧密相连,充分挖掘人力资源,提高工作效率。

交流天地:

由某个人创建一个讨论主题,供其他人进行讨论。

在多维数据库的支持下,供领导随时获取各种财务、业务数据以及各种统计报表、统计图形和统计曲线。

Web服务器:

用于资料发布(如政策、法规、新股介绍等)、动态信息(如股市行情、统计资料等)发布,供内部及Internet用户访问。

视频会议管理:

采用IBM公司的视频解决方案,并结合自己的技术开发,实现交互式多媒体通信。同时,系统提供文件传输、电子白框、应用共享等数据协作功能,实现声音、图象、数据的同步传输,并进行图象信息的维护和管理。

主要特点

功能完备、结构规划合理 按照日常办公性质, 系统划分为公文管理、档案管理、综合办公、公共服务、个人事务等功能。真正的通用化:灵活、完备的定制功能,确保用户可以按照本单位的实际情况,随意定制需要的公文类型(收文、发文、申请、呈报、银行信贷等)、公文种类、每种公文的样式以及相应的流转过程,实现真正意义上的通用化。 管理简单,易于安装、维护和扩展。界面统一,操作简单。所有类型的公文都采用统一的界面风格和操作方式,易学易用。 强大的适应性 ,支持各类网络、平台、协议,易于和用户原有系统集成,充分保护用户已有资源。 支持移动办公与全球办公模式 。 强大的安全性机制 。 提供从数据库、文件集合、单个文件到具体的文件内部字段等不同级别的安全保证机制。 周密的监控功能。提供催办、改发和收回三种监控功能,方便用户的使用。 功能强大的全文检索和针对特殊字段的组合检索功能,方便用户查询 。

主要采用的技术

充分利用Lotus Domino/Notes提供的强大的工作流、消息传递和协同计算能力。 充分利用Lotus Notes/Domino的安全技术 。 充分利用Lotus Notes/Domino的全文检索技术。 充分利用Lotus Notes/Domino提供的便捷、灵活的Web发布能力 。 充分利用Lotus Notes/Domino同其他数据的交互能力,提取关系型数据。 利用ActiveX技术。

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